Consentement des membres - Cyberimpact

Consentement des membres

Consentement des membres
Dernière mise à jour: 14 juin 2017, 13:28

Dans cette rubrique d'aide, vous retrouverez les informations suivantes :

 

Différence entre les consentements tacites et exprès :
 

Dans votre compte, vous pourrez observer deux types de consentement dans la fiche d'un membre : tacite ou exprès.

Un membre aura un consentement tacite (Déf. vous êtes en mesure de démontrer que vous avez une relation d'affaires avec ce membre sans pour autant qu'il vous ait donné son consentement pour recevoir vos communications) s'il a été ajouté manuellement ou par importation dans votre compte en choisissant un type de consentement tacite.

Un membre aura un consentement exprès ( Déf.: le membre a donné son consentement à recevoir vos communications) :

  • s'il a confirmé son consentement à recevoir vos communications en s'inscrivant à votre liste de diffusion par l'un des formulaires d'abonnement générés par notre application;
  • s'il a confirmé son consentement à recevoir vos communications en cliquant sur le lien de confirmation de consentement suite à la réception d'un de nos modèles ou bloc de consentement;
  • si vous avez choisi un type de consentement exprès lors de l'ajout ou de la mise à jour d'un membre effectués manuellement ou par importation.

Retour en haut


Comment accéder à la liste de vos membres tacites ou exprès :
 

OPTION 1 : Filtrer vos membres en utilisant la recherche avancée

1.  Vous pouvez accéder à la recherche avancée de deux façons :

  • Par le menu "Membres", sélectionnez "Membres actifs".
  • Par le menu "Membres", sélectionnez "Membres inactifs" . Ensuite, cliquez sur l'onglet des "Membres orphelins".
  • Par le menu "Groupes", sélectionnez "Mes groupes". Ensuite, cliquez sur le nom du groupe dans lequel vous souhaitez effectuer la recherche avancée.

2.  Cliquez sur le bouton "Recherche avancée" dans la barre de recherche.

3.  Ajoutez le critère de recherche : "Consentement" - "Est égale à" - "Tacite ou Exprès" dépendamment de l'information qui vous intéresse. Vous pouvez également rechercher par source et preuve de consentement, par date de consentement et même selon l'expiration du consentement.



Note : Dans la rechercher avancée, le terme "tacite" remplace l'ancien terme "membre n'ayant pas consenti" et "exprès" remplace "membre ayant consenti".

À partir de cette étape, vous pourrez, au besoin, utiliser le résultat de recherche pour créer un nouveau groupe avec vos consentements exprès ou tacites.

Note importante :

Pour retirer d'un groupe des membres ayant un consentement exprès ou tacite, utilisez le bouton "Retirer du groupe". Ce bouton est disponible dans le menu "Groupes", "Mes groupes". Dans la page "Mes groupes", cliquez sur le nom du groupe dans lequel vous souhaitez retirer des membres. Pour en savoir plus, cliquez ici.

OPTION 2 : Triez vos membres par consentement ou date de consentement

1.  Pour ce faire, sélectionnez "Membres" et "Membres actifs". (Vous pouvez également faire la même chose dans chaque groupe de la section "Groupes", "Mes groupes")

2. Sous la barre de recherche, sélectionnez dans la liste déroulante "Trier par :" Consentement. Si vous voulez voir les consentements exprès en premier, choisissez "Ordre décroissant". Si vous désirez voir les consentements tacites en premier, choisissez "Ordre décroissant".

OPTION 3 : Utilisez la vue détaillée pour voir l'information sur le type de consentement et la date de consentement de vos membres.

1.  Pour ce faire, sélectionnez "Membres" et "Membres actifs". (Vous pouvez également consulter la vue détaillée des membres dans chaque groupe de la section "Groupes", "Mes groupes")
2.  Sous la barre de recherche, modifiez la "Vue" de vos membres de "Simple" à "Détaillée". Dans le champ "Par page :", vous pouvez augmenter le nombre d'entrées par page jusqu'à 200. De plus, vous pouvez utiliser la clé de tri pour ordonner vos contacts par nom, par date d'inscription, par type ainsi que par date de consentement.
3.  Dans la colonne du milieu, vous pourrez voir le type de consentement ainsi que, s'il y a lieu, la date de consentement exprès de chaque membre.

Retour en haut

 

Obtenir plus de détails sur le consentement de vos membres actifs ou orphelins


Pour obtenir plus de détails sur le consentement d'un membre actif ou orphelin :

  • CONSULTEZ LA FICHE DE MEMBRE :

    Pour un membre actif, allez dans le menu "Membres" et choisissez "Membres actifs" (vous pouvez aussi passer par le menu "Groupes", "Mes groupes". Cliquez sur le nom du groupe désiré.). Pour un membre orphelin, allez dans le menu "Membres" et choisissez "Membres inactifs".

    Cliquez sur l'adresse courriel du membre pour voir les détails de sa fiche. Vous y retrouverez des informations sur :

    - son type de consentement (exprès ou tacite);
    - la source du consentement (peut être une des sources de consentement disponibles à l'importation ou être un consentement exprès obtenu par le "Modèle ou bloc de consentement" ou par un "Opt-in (formulaire d'abonnement)".
    - la date de son consentement;
    - la date d'expiration de son consentement (aucune ou date précise);
    - la preuve de consentement (si information disponible);
    - la date du premier envoi reçu (si information disponible).
    - les informations de consentement et d'optin comprenant la date et heure du consentement exprès, le nom de la personne et l'adresse IP d'où le consentement a été donné (seulement pour les membres qui ont confirmé leur consentement exprès par le biais d'un formulaire d'abonnement généré par l'application ou d'un lien de confirmation de consentement dans un modèle ou bloc de consentement).

    Note : Utilisez le champ de recherche pour retrouver plus facilement votre membre.

    Exemple d'un membre avec un consentement exprès déterminé lors de l'importation :

    Exemple d'un membre qui a confirmé son consentement exprès avec le formulaire d'abonnement :

Pour obtenir plus de détails sur le consentement de plusieurs membres actifs ou orphelins :

Retour en haut

 

Informations sur les sources de consentement possibles de retrouver dans la fiche des membres
 

  1. Opt-in (Formulaire d’abonnement)

    Membre qui a confirmé son inscription par le biais d'un formulaire d'abonnement généré par l'application.

    Type de consentement : Exprès
    Expiration du consentement : Aucune - Vous pouvez communiquer avec eux jusqu'à ce que la personne se désabonne 

  2. Modèle ou bloc de consentement

    Membre qui a confirmé son consentement par le biais du lien de confirmation de consentement dans un bloc ou un modèle de consentement.

    Type de consentement : Exprès
    Expiration du consentement : Aucune - Vous pouvez communiquer avec eux jusqu'à ce que la personne se désabonne

  3. Manuelle ou Importation - Consentement exprès

    Membre ajouté ou mise à jour manuellement dans l'application ou lors d'une importation avec le type de liste "Consentements exprès".  

    Type de consentement : Exprès
    Expiration du consentement : Aucune. Vous pouvez communiquer avec eux jusqu'à ce que la personne se désabonne.

  4. Manuelle ou Importation - Client actif

    Membre ajouté ou mise à jour manuellement dans l'application ou lors d'une importation avec le type de liste "Clients actifs".

    Type de consentement : Tacite
    *Expiration du consentement : 2 ans à partir de la date de consentement que vous avez indiquée lors de l'ajout du membre

  5. Manuelle ou Importation - Client inactif

    Membre ajouté ou mise à jour manuellement dans l'application ou lors d'une importation avec le type de liste "Clients inactifs".

    Type de consentement : Tacite
    *Expiration du consentement : 2 ans à partir de la date de consentement que vous avez indiquée lors de l'ajout du membre (devrait être, par exemple, la date de leur dernier achat)

  6. Manuelle ou Importation - Demande d'information

    Membre ajouté ou mise à jour manuellement dans l'application ou lors d'une importation avec le type de liste "Demande d'information".

    Type de consentement : Tacite
    *Expiration du consentement : 6 mois à partir de la date de consentement que vous avez indiquée lors de l'ajout du membre (vous devriez avoir indiqué la date de leur demande d'information)

  7. Manuelle ou Importation - Carte d'affaires

    Membre ajouté ou mise à jour manuellement dans l'application ou lors d'une importation avec le type de liste "Cartes d'affaires".

    Type de consentement : Tacite
    Expiration du consentement : Aucune. Vous pouvez communiquer avec eux jusqu'à ce que la personne se désabonne.
     
  8. Manuelle ou Importation - Membre d'une association

    Membre ajouté ou mise à jour manuellement dans l'application ou lors d'une importation avec le type de liste "Membres d'une association".

    Type de consentement : Tacite
    *Expiration du consentement : 2 ans à partir de la date de consentement que vous avez indiquée lors de l'import (vous pouvez communiquer avec les membres de votre association jusqu'à 2 ans après la date de fin de leur abonnement)
     
  9. Manuelle ou Importation - Employé

    Membre ajouté ou mise à jour manuellement dans l'application ou lors d'une importation avec le type de liste "Employés".

    Type de consentement : Tacite
    Expiration du consentement : Aucune. Vous pouvez communiquer avec eux jusqu'à ce que la personne se désabonne ou  jusqu'à la fin de l'emploi (vous devrez manuellement les retirer de vos listes).
     
  10. Manuelle ou Importation - Partenaire

    Membre ajouté ou mise à jour manuellement dans l'application ou lors d'une importation avec le type de liste "Partenaires".

    Type de consentement : Tacite
    Expiration du consentement : Aucune. Vous pouvez communiquer avec eux jusqu'à ce que la personne se désabonne ou jusqu'à la fin du partenariat (vous devrez manuellement les retirer de vos listes).
     
  11. Manuelle ou Importation - Contact web

    Membre ajouté ou mise à jour manuellement dans l'application ou lors d'une importation avec le type de liste "Listes de courriels publics".

    Type de consentement : Tacite
    Expiration du consentement : Aucune. Vous pouvez communiquer avec eux jusqu'à ce que la personne se désabonne.
     
  12. Manuelle ou Importation - Liste achetée

    Membre ajouté ou mise à jour manuellement dans l'application ou lors d'une importation avec le type de liste "Listes d'adresses achetée".

    Type de consentement : Exprès
    Expiration du consentement : Aucune. Vous pouvez communiquer avec eux jusqu'à ce que la personne se désabonne.
     
  13. Manuelle ou Importation - Participant à un concours

    Membre ajouté ou mise à jour manuellement dans l'application ou lors d'une importation avec le type de liste "Participants à un concours".

    Type de consentement : Exprès
    Expiration du consentement : Aucune. Vous pouvez communiquer avec eux jusqu'à ce que la personne se désabonne.
     
  14. Manuelle ou Importation - Liste mixte

    Membre ajouté ou mise à jour manuellement dans l'application ou lors d'une importation avec le type de liste "Liste mixte".

    Type de consentement : Tacite
    *Expiration du consentement : 6 mois à partir de la date de consentement que vous avez indiquée lors de l'ajout du membre
     
  15. Manuelle - Non spécifiée

    Membre ajouté ou mise à jour manuellement dans l'application en sélectionnant la source de consentement "Non spécifiée" dans la liste déroulante. Nous vous invitons à mettre à jour la source de consentement de votre membre dès que possible.

    Type de consentement : Tacite
    Expiration du consentement : Aucune, car la date du consentement n'est pas disponible
     
  16. Inconnue

    Membre ajouté manuellement ou par importation avant que le système ne permette de préciser une source de consentement. Nous vous invitons à mettre à jour la source de consentement de votre membre dès que possible.

    Type de consentement : Tacite
    Expiration du consentement : Aucune, car la date du consentement n'est pas disponible


* Pour les sources de consentement qui ont un délai (6 mois - 2 ans) pour la date d'expiration, nous calculons celle-ci à partir de la date de consentement que vous avez indiquée lors de l'importation de vos contacts. Si vous n'avez pas indiqué de date lors de l'import, il sera inscrit "Aucune" comme date d'expiration.

Retour en haut

 

Comment mettre à jour le consentement des membres existants

Si vous n'avez qu'un ou quelques membres à mettre à jour, vous pouvez mettre leur consentement à jour manuellement. Pour ce faire : 

  1. Pour mettre à jour le consentement d'un membre actif, allez dans le menu "Membres" et choisissez "Membres actifs" (vous pourriez également aller dans le menu "Groupes", "Mes groupes" pour retrouver votre membre). Pour mettre à jour un membre orphelin, allez dans le menu "Membres" et sélectionnez "Membres inactifs". Assurez-vous ensuite d'être dans l'onglet des membres orphelins.
  2. Utilisez, au besoin, la fonction de recherche pour retrouver votre membre.
  3. Cliquez sur le bouton "Modifier", représenté par l'icône du crayon, qui est situé à la droite de l'adresse courriel à modifier.
  4. Sous le titre "Consentement", cliquez sur "Modifier le consentement".
  5. Sélectionnez la source appropriée de consentement dans la liste. Entrez la date du consentement (dépendamment de la source choisie, cela peut être la date d'achat, la date de la demande d'information, la date où vous avez obtenu la cartes d'affaires, la date du jour si votre membre est un client actif que vous facturez présentement...) et la preuve de consentement. Si vous n'avez pas ces informations, laissez les espaces vides. Pour vous aider à vous conformer avec la loi C-28, nous vous recommandons cependant de mettre à jour ces champs dès que vous obtiendrez l'information. Pour en savoir plus sur les sources de consentement proposées, cliquez ici.
  6. Cliquez sur "Sauvegarder" pour enregistrer les changements.

    Notes :  
    - Pour les consentements mis à jour manuellement, vous verrez le mot "Manuelle" apparaître devant la source du consentement choisi.
    - Un consentement modifié manuellement écrasera tout type de consentement débutant par "Importation" ou "Manuelle" qui était présent dans la fiche avant la modification.
    - Si un membre avait déjà obtenu un consentement exprès par un des processus de l'application (inscription par un formulaire d'abonnement généré dans l'application ou clic sur un lien de confirmation de consentement dans un bloc/modèle de consentement), son consentement ne pourra pas être modifié. 

     

Si vous avez plusieurs membres à mettre à jour, vous pouvez le faire en effectuant une importation de contacts.

Pour ce faire : 

  1. Préparez votre importation en suivant les instructions disponibles en cliquant ici. 
    Pour savoir comment importer les informations pour le consentement de vos membres, cliquez ici.

    Note : Faites une liste de membres par source de consentement.

  2. Effectuez l'importation en choisissant l'option "Oui" pour la mise à jour des membres déjà existants. N'oubliez pas d'activer les colonnes où se trouvent les informations reliées au consentement du membre et de les associer avec le champ de consentement approprié (date ou preuve de consentement) pour que ces données soient prises en compte lors de l'importation. Vous pouvez également choisir une date de consentement et une preuve de consentement par défaut pour les contacts dont vous n'auriez pas cette information dans votre document.

  3. Lorsque l'importation sera complétée, le système mettra à jour le consentement des membres déjà existants si le consentement soumis lors de l'importation est "meilleur" (selon la source de consentement et la date d'expiration du consentement) ou "plus précis" (selon la présence ou absence de la date de consentement) que le statut de consentement qui avait déjà attribué au membre. 

    Pour mettre à jour ou non le consentement du membre, le système évaluera, entre autres, si la source et la date de consentement choisie prolongeront ou non l'expiration du consentement du membre.

    Par exemple, vous avez importé un membre qui vous a fait une demande d'information le 20 octobre 2014. Dans sa fiche, la date d'expiration de son consentement sera donc le 2015-04-20. Depuis cette importation, ce membre est devenu un client actif de votre entreprise. Le 20 novembre 2014, vous importez la liste de vos clients actifs présentement. Vous indiquez donc la date du jour comme date de consentement et vous choisissez le type de liste "Clients actifs" lors de l'importation. Le système mettra donc à jour le consentement et la date d'expiration du consentement, car la nouvelle source de consentement fera en sorte de prolonger la date d'expiration du consentement jusqu'au 2017-11-20.

    À l'inverse, si votre membre avait déjà été importé comme client actif avec comme date d'expiration de consentement le 2017-11-20 et que vous faites une nouvelle importation, mais que vous choisissez la source de consentement "Demande d'information" avec la date de consentement 2014-10-20, le consentement ne sera pas mis à jour, car la nouvelle date d'expiration proposée (soit le 2015-04-20) ne prolongerait pas la date d'expiration déjà en cours pour ce membre existant. Pour en savoir plus sur les sources de consentement et leur date d'expiration, cliquez ici.

    Pour déterminer si on met à jour ou non la fiche, le système évaluera également la présence ou l'absence de la date de consentement :

    Si la date de consentement d'un membre existant n'était pas présente dans sa fiche et que lors d'une nouvelle importation vous déterminez une date de consentement pour ce membre, le système mettra à jour automatiquement le consentement du membre avec les nouvelles informations fournies.


    Si, au contraire, un membre avait une date de consentement déterminée dans sa fiche et que lors d'une nouvelle importation de ce membre il manque cette information, le consentement ne sera alors pas mis à jour.

    Aussi, si votre membre existant n'a pas de date de consentement déterminée et que dans l'importation, vous n'avez pas encore identifié une date de consentement pour ce membre, son consentement sera mis à jour selon la nouvelle source de consentement choisie lors de l'importation, sauf si vous avez choisi une source de consentement tacite et que votre membre avait déjà une source de consentement exprès dans sa fiche.

    De plus, lors de l'importation, le système va privilégier les sources de consentement exprès qui ont une date de consentement déterminée (Importation - Consentement exprès, Importation-Liste achetée, Importation - Participant à un concours) à toute source de consentement tacite.


    Finalement, si un de vos membres a obtenu un consentement exprès par le biais d'un des processus de l'application (inscription par un formulaire d'abonnement généré dans l'application ou clic sur un lien de confirmation de consentement dans un bloc/modèle de consentement), son consentement ne sera jamais mis à jour lors de l'importation ou d'une modification manuelle. 

    Vous avez effectué une importation et vous avez remarqué que le consentement d'un membre existant n'avait pas été mise à jour ?

    C'est probablement que le système a évalué, selon les critères précédents, que le nouveau type de consentement choisi n'avait pas priorité sur le type de consentement en cours dans la fiche du membre existant. Si vous désirez modifier le consentement de ce membre et écraser les informations de consentement, vous devez modifier le consentement manuellement dans la fiche du membre


    Note : Si un membre avait déjà obtenu un consentement exprès par un des processus de l'application (inscription par un formulaire d'abonnement généré dans l'application ou clic sur un lien de confirmation de consentement dans un bloc/modèle de consentement), son consentement ne pourra pas être modifié, même manuellement.

     

Nous joindre

Formulaire de contact